Versie: 2026-08-12
Ingangsdatum: 12 augustus 2026
Hoofdvoorwaarden: Gebruiksvoorwaarden van FinBaze Limited
Contracterende en facturerende partij: FinBaze Limited (ondernemingsnummer 16303685)
Toepasselijk recht: Engeland en Wales
Taal: Dit is een Nederlandse vertaling die uitsluitend ter informatie wordt aangeboden. De Engelse versie is juridisch bindend. Bij strijdigheid of verschil in uitleg prevaleert de Engelse versie.
Dit Schema voor boekhouders (Schema) is een aanvulling op de Gebruiksvoorwaarden van FinBaze Limited (Voorwaarden) voor een boekhoudkantoor, accountantskantoor of vergelijkbare onderneming die FinBaze gebruikt om werkzaamheden voor cliënten te beheren (Kantoor, u, uw).
Door een abonnement voor boekhoudkantoren te starten of de kantoorfuncties van de Dienst te gebruiken, gaat u namens het Kantoor akkoord met dit Schema en de Voorwaarden.
1. Toepassing van dit Schema
1.1 Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis die in de Voorwaarden is gegeven, tenzij zij in dit Schema worden gedefinieerd.
1.2 Dit Schema maakt deel uit van de Overeenkomst. Het geldt naast de Voorwaarden en regelt specifiek het gebruik door boekhoudkantoren. Als dit Schema op een boekhouderspecifiek onderwerp strijdig is met de Voorwaarden, prevaleert dit Schema. De volledige rangorde in artikel 2.3 van de Voorwaarden blijft van toepassing.
1.3 Het Addendum voor AI en aanvaardbaar gebruik, het Privacybeleid en de DPA zijn eveneens van toepassing zoals beschreven in de Voorwaarden.
1.4 FinBaze Limited sluit de overeenkomst met het Kantoor en factureert het Kantoor voor een Brits abonnement voor boekhoudkantoren. Een Eindcliënt wordt niet uitsluitend doordat het Kantoor diens administratie via de Dienst beheert een klant van FinBaze.
2. Definities
Cliëntaccount betekent de afzonderlijke bedrijfsadministratie en werkomgeving die het Kantoor via de Dienst voor een Eindcliënt beheert.
Eindcliënt betekent een onderneming of andere persoon van wie het Kantoor de administratie in een Cliëntaccount beheert.
Kantoorabonnement betekent het abonnement van het Kantoor op de functies van de Dienst voor boekhoudkantoren.
White-label Functies betekent opties waarmee het Kantoor in delen van de Dienst of communicatie zijn eigen naam, logo, kleuren of afzendergegevens kan tonen.
3. Verhouding tussen Kantoor en Eindcliënt
3.1 Het Kantoor mag Cliëntaccounts aanmaken, koppelen en beheren binnen de limieten die bij het afrekenen of in een Orderformulier worden getoond.
3.2 Het Kantoor blijft tegenover FinBaze verantwoordelijk voor:
- al het gebruik van de Dienst door zijn medewerkers en Eindcliënten;
- de beslissing wie toegang tot ieder Cliëntaccount krijgt en wat die persoon mag doen;
- het onmiddellijk intrekken van toegang wanneer die niet langer nodig is;
- het verkrijgen van bevoegdheid van iedere Eindcliënt om diens administratie te beheren en diensten te koppelen;
- de juistheid en rechtmatigheid van instructies en gegevens die via ieder Cliëntaccount worden aangeleverd; en
- naleving van de Voorwaarden, dit Schema en toepasselijke wetgeving voor alle Cliëntaccounts.
3.3 Het Kantoor moet met iedere Eindcliënt een passende overeenkomst hebben die de professionele diensten, verantwoordelijkheden, vergoedingen, het gegevensgebruik en de toegangsafspraken van het Kantoor regelt.
3.4 FinBaze levert software aan het Kantoor. FinBaze is niet de boekhouder, accountant, auditor, belastingadviseur of juridisch adviseur van de Eindcliënt en is niet verantwoordelijk voor de professionele diensten van het Kantoor.
3.5 Handelingen van het Kantoor, zijn medewerkers of een Eindcliënt binnen hun toegestane toegang binden het Kantoor onder de Overeenkomst. Dit omvat het goedkeuren van boekingen, koppelen van banken of andere aanbieders, inschakelen van automatisering en indienen van aangiften.
4. White-label Functies en informatie aan cliënten
4.1 Wanneer het Kantoorabonnement White-label Functies omvat, mag het Kantoor deze gebruiken binnen de limieten die in de Dienst worden getoond.
4.2 Het Kantoor moet iedere Eindcliënt duidelijk vertellen dat:
- FinBaze Limited het softwareplatform levert;
- het Kantoor, en niet FinBaze, de boekhoudkundige, accountancy- of adviesdiensten levert;
- FinBaze niet verantwoordelijk is voor de professionele werkzaamheden van het Kantoor; en
- het gebruik van of de toegang tot de software door de Eindcliënt op zichzelf geen afzonderlijke overeenkomst tussen de Eindcliënt en FinBaze tot stand brengt.
Deze informatieverstrekking is verplicht, ook als de naam of het merk van FinBaze minder zichtbaar is of niet wordt getoond.
4.3 White-label Functies maken FinBaze niet tot partij bij de opdracht tussen het Kantoor en een Eindcliënt en dragen de verantwoordelijkheid voor advies, administratie, aangiften of communicatie niet over aan FinBaze.
4.4 Het Kantoor moet alle namen, logo's en andere aangeleverde materialen bezitten of toestemming hebben om deze te gebruiken. Het Kantoor is verantwoordelijk voor rechtmatige en juiste afzendergegevens en communicatie.
5. Functies van de Dienst en aangiften
5.1 Cliëntaccounts ontvangen de functies en limieten die bij het afrekenen of in een Orderformulier voor het Kantoorabonnement worden getoond. Functies kunnen verschillen van selfservice-abonnementen voor ondernemingen.
5.2 Mogelijkheden voor aangiften bij HMRC in het Verenigd Koninkrijk en Making Tax Digital zijn beschikbaar wanneer deze voor het Kantoorabonnement en het betreffende Cliëntaccount zijn ingeschakeld.
5.3 De mogelijkheid om aangiften in te dienen is uitsluitend softwarematige ondersteuning. Het Kantoor en de Eindcliënt blijven verantwoordelijk voor het controleren van administratie en aangiften, het verkrijgen van alle vereiste bevoegdheden, het goedkeuren van indieningen, het halen van termijnen en het betalen van belasting. FinBaze garandeert geen aanvaarding door HMRC.
5.4 Geautomatiseerde uitvoer en uitvoer van kunstmatige intelligentie kan onjuist of onvolledig zijn. Het Kantoor moet passende menselijke controle regelen voordat deze voor professionele werkzaamheden, betalingen of aangiften wordt gebruikt.
5.5 Het Addendum voor AI en aanvaardbaar gebruik is van toepassing op kunstmatige intelligentie en automatisering die door het Kantoor, zijn medewerkers en Eindcliënten worden gebruikt.
6. Vergoedingen, geen proefperiode en minimumduur
6.1 Prijzen, inbegrepen gebruik, aanvullende gebruikskosten, valuta en factureringsfrequentie zijn uitsluitend die welke bij het afsluiten van het Kantoorabonnement bij het afrekenen of in een Orderformulier worden getoond. Elders getoonde prijzen zijn niet van toepassing.
6.2 FinBaze Limited factureert en int alle vergoedingen voor een Brits Kantoorabonnement. Vergoedingen, belastingen, betaling, prijswijzigingen, jaarlijkse indexering, niet-betaling en opschorting worden geregeld door de Voorwaarden, tenzij een Orderformulier uitdrukkelijk anders bepaalt.
6.3 Een Kantoorabonnement omvat geen gratis proefperiode. De vergoedingen gaan in op de startdatum die bij het afrekenen of in het Orderformulier wordt getoond.
6.4 Een Kantoorabonnement heeft een minimumduur van twaalf (12) maanden vanaf de startdatum. Het Kantoor kan het Kantoorabonnement niet vóór het einde van die minimumduur beëindigen, tenzij FinBaze daar schriftelijk mee instemt of de Overeenkomst het Kantoor een recht geeft om wegens een niet-herstelde wezenlijke schending te beëindigen.
6.5 Het Kantoor kan tijdens de minimumduur opzeggen, maar de opzegging wordt niet eerder dan aan het einde van die termijn van kracht. Na de minimumduur volgen de opzegging en einddatum van de toegang de Voorwaarden en de informatie in het klantenportaal of Orderformulier.
6.6 Reeds betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald, behalve wanneer de wet dit vereist of dit uitdrukkelijk in een Orderformulier is overeengekomen.
6.7 Als het Kantoor Eindcliënten via of naast de Dienst kosten in rekening brengt, bestaan die kostenverhoudingen tussen het Kantoor en de Eindcliënt. FinBaze is daarbij geen partij en is niet verantwoordelijk voor de prijzen, incasso, terugbetalingen of fiscale behandeling van het Kantoor.
7. Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid
7.1 Het Kantoor moet beschikken over alle rechten, instructies en rechtsgronden die nodig zijn om gegevens van Eindcliënten in de Dienst te plaatsen en FinBaze opdracht te geven deze te verwerken.
7.2 Het Kantoor en iedere Eindcliënt zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van hun eigen rollen op het gebied van gegevensbescherming. FinBaze treedt normaal gesproken op als verwerker voor persoonsgegevens in Cliëntaccounts en als verwerkingsverantwoordelijke voor account-, facturerings-, beveiligings- en communicatiegegevens, zoals beschreven in het Privacybeleid en de DPA.
7.3 Het Kantoor moet de vereiste privacy-informatie aan Eindcliënten en andere personen verstrekken en ervoor zorgen dat zijn gebruik van de Dienst, waaronder kunstmatige intelligentie, berichten, integraties en aangiften, voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming.
7.4 De subverwerkers van FinBaze en relevante verwerkingsafspraken worden beschreven in het Privacybeleid en de DPA.
7.5 De geheimhoudingsplichten in de Voorwaarden gelden voor de kantooromgeving en alle Cliëntaccounts.
8. Einde van een cliëntrelatie of Kantoorabonnement
8.1 Wanneer de relatie van het Kantoor met een Eindcliënt eindigt, moet het Kantoor:
- toegang intrekken die niet langer is toegestaan;
- administratie exporteren of beschikbaar stellen zolang toegang nog mogelijk is;
- verantwoordelijkheden met de Eindcliënt afwikkelen; en
- het Cliëntaccount uitsluitend sluiten, loskoppelen of overdragen voor zover de Dienst en de Overeenkomst dit toestaan.
8.2 Het einde van een cliëntrelatie, de sluiting van een Cliëntaccount of het einde van het Kantoorabonnement brengt niet automatisch een rechtstreeks abonnement tussen de Eindcliënt en FinBaze tot stand.
8.3 Nadat de toegang tot een Cliëntaccount eindigt, kunnen de gegevens worden bewaard waar dit nodig is voor wettelijke bewaarplichten, juridische vorderingen, beveiliging of back-ups. Daarna worden zij verwijderd in overeenstemming met de Voorwaarden, het Privacybeleid en de DPA. Gegevens worden in het algemeen binnen maximaal één (1) jaar nadat zij voor verwijdering zijn gemarkeerd of de toegang eindigt definitief verwijderd, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.
8.4 Bewaarde gegevens vormen geen actieve toegang. Om opnieuw toegang tot een Cliëntaccount te krijgen, moet het Kantoor die cliënt via de Dienst opnieuw activeren en een actief Kantoorabonnement hebben. Reactivering kan betaling vereisen en is alleen mogelijk zolang de gegevens nog beschikbaar zijn; verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld.
8.5 Het Kantoor moet Klantgegevens exporteren voordat de toegang eindigt. FinBaze biedt geen begeleide migratie of verwijderingscertificaat, tenzij een Orderformulier dit uitdrukkelijk omvat.
8.6 De rechten op opschorting en beëindiging in de Voorwaarden zijn van toepassing, waaronder bij misbruik, illegale inhoud, beperkingen van aanbieders, niet-betaling, wezenlijke schending en insolventie.
9. Aansprakelijkheid en vrijwaring
9.1 De aansprakelijkheidsregels in artikel 15 van de Voorwaarden zijn van toepassing op dit Schema en alle Cliëntaccounts. Met inachtneming van de uitzonderingen die naar Engels recht niet door FinBaze mogen worden beperkt, is de totale gezamenlijke aansprakelijkheid van FinBaze beperkt tot de vergoedingen die in de twee (2) maanden voorafgaand aan de vordering daadwerkelijk voor de Dienst aan FinBaze zijn betaald.
9.2 Omdat een Kantoorabonnement geen proefperiode heeft, zal de regel dat tijdens een proefperiode geen aansprakelijkheid bestaat normaal gesproken niet aan de orde zijn. Als het Kantoor of een Eindcliënt toch onbetaalde toegang krijgt, is FinBaze voor die periode voor zover maximaal wettelijk toegestaan niet aansprakelijk, zoals bepaald in de Voorwaarden.
9.3 Het Kantoor vrijwaart FinBaze zoals bepaald in de Voorwaarden tegen vorderingen van derden die voortvloeien uit de professionele diensten van het Kantoor, de relatie met Eindcliënten, White-label Functies, instructies, Klantgegevens of schending van de Overeenkomst, behalve voor zover veroorzaakt door schending, nalatigheid, fraude of opzettelijk wangedrag van FinBaze.
10. Wijzigingen en contact
10.1 FinBaze kan dit Schema wijzigen volgens de wijzigingsbepalingen in de Voorwaarden.
10.2 Vragen en formele kennisgevingen kunnen worden gestuurd naar info@finbaze.com.
FinBaze Limited
61 Bridge Street
Kington HR5 3DJ
Verenigd Koninkrijk
Ondernemingsnummer 16303685