Inkoopfacturen

Van mailbox tot betaald, in één lijst

Inkoopfacturen komen vanzelf binnen, de juiste persoon keurt goed en je betaalt ze in één keer. FinBaze boekt alles en sluit de factuur zodra de betaling van je rekening gaat.

Probeer 14 dagen gratisZo werkt goedkeuren →

14 dagen gratis · daarna vanaf € 39 per maand excl. btw

Binnenkomen

Elke factuur komt op dezelfde plek terecht, hoe hij ook binnenkomt

Of je leverancier mailt, je collega een bon fotografeert of jij een pdf uploadt: alles landt in één lijst, gelezen en klaar om te controleren. Zo gaat ongeveer 80% van de boekhouding vanzelf.

Je mailbox levert ze af

Koppel Gmail, Outlook of een ander mailadres. FinBaze pakt nieuwe facturen uit je mail op, zonder dat iemand iets doorstuurt.

Gmail

Drukkerij Van Dijk

Factuur F24-0917

Inkoop
Drukkerij Van Dijk€ 1.512,50Binnen

De AI vult hem in

Leverancier, bedragen, btw en regels staan ingevuld, met een voorstel voor grootboek.

Zo boekt de AI

Een foto is genoeg

Fotografeer een bon in de app of stuur hem via WhatsApp. Hij staat binnen een paar seconden in je lijst.

bon-shell.jpg
Ontvangen. Shell, € 78,40, staat klaar.

Doorsturen kan ook

Elke administratie heeft een eigen mailadres voor inkoopfacturen. Zet het in je mailregels of geef het aan je leveranciers.

Dollars en ponden blijven staan

Een factuur in vreemde valuta blijft in die valuta en wordt omgerekend tegen de ECB-koers.

Goedkeuren

De juiste mensen keuren goed voordat er geld weggaat

Facturen die een akkoord nodig hebben, komen in één goedkeuringslijst. Jij bepaalt wie per stap tekent, op naam of op rol, en of één of iedereen akkoord moet geven.

  • Goedkeuren in meerdere stappen, bijvoorbeeld eerst de projectleider, dan de directeur
  • Per stap kiezen: één akkoord is genoeg, of iedereen moet tekenen
  • Goedkeuren of afwijzen met de factuur ernaast open
Zo betaal je wat is goedgekeurd

Regels die kleine facturen gewoon door laten

Goedkeuren moet de grote uitgaven tegenhouden, niet je internetabonnement. Met een paar regels loopt routine vanzelf door.

Onder een bedrag

Facturen onder een bedrag dat jij kiest, worden meteen geaccepteerd.

Vertrouwde leveranciers

Na een aantal goedgekeurde facturen van dezelfde leverancier gaan de volgende vanzelf door, tot een maximumbedrag.

Regels per leverancier

Geef één leverancier zijn eigen grens, bijvoorbeeld je vaste transporteur tot € 2.500.

Een rol voor goedkeurders

Geef een manager de rol inkoopgoedkeurder, zodat hij facturen kan goedkeuren of afwijzen.

Je boekhouder telt mee

Een senior boekhouder kan goedkeuren. Een junior bereidt voor, maar keurt niet zelf goed.

Geen schema, geen wachttijd

Heb je geen goedkeuring ingesteld, dan staat een factuur na het boeken meteen klaar om te betalen.

Betalen

Betaal alles wat is goedgekeurd in één keer

Betaal één factuur direct, of zet goedgekeurde facturen in een betaalbatch, met de hand of automatisch op vaste dagen. Je downloadt één overzicht om in je bank te zetten, en zodra de betaling van je rekening gaat, zet FinBaze de facturen op betaald.

  • Alleen goedgekeurde facturen kunnen in een batch
  • Eén overzicht om in je bank te zetten in plaats van elk rekeningnummer overtypen
  • De afschrijving sluit de factuur in je boeken
Betaalbatches zitten in Grow, € 69 per maand excl. btw.

Vragen over inkoopfacturen

Stel je vraag

Op vier manieren: je koppelt je mailbox, je stuurt mails door naar het eigen inkoopadres van je administratie, je maakt een foto in de app of via WhatsApp, of je uploadt pdf's. Alles komt in dezelfde lijst, gelezen en met een voorstel voor de boeking.

Haal de inkoopstapel uit je mailbox

Probeer FinBaze 14 dagen gratis. Koppel je mailbox, laat je eerste facturen binnenkomen en zet één goedkeuringsstap op. Daarna betaal je vanaf € 39 per maand.

Probeer 14 dagen gratisPlan een demo