Privacybeleid — FinBaze

Status: Gepubliceerd
Versie: 2026-10-09
Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026
Contact: info@finbaze.com

Dit privacybeleid legt uit hoe FinBaze persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze websites bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van het FinBaze-boekhoudplatform, mobiele apps, integraties, AI-functies, WhatsApp, API- of Model Context Protocol-functionaliteit.

Lees dit beleid samen met onze Gebruiksvoorwaarden, het AI- en Acceptable Use-addendum en, wanneer FinBaze namens een klant persoonsgegevens verwerkt, onze Verwerkersovereenkomst.

---

1. Wie wij zijn

Dit beleid geldt voor:

Samen worden deze entiteiten aangeduid als FinBaze, wij, ons of onze.

Vragen en privacyverzoeken kunnen worden gestuurd naar info@finbaze.com. Waar nodig leiden wij een verzoek door naar de juiste entiteit.

2. Onze privacyrollen

De toepasselijke rol hangt af van de klant en de verwerking:

• FinBaze B.V. is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke voor accounts, facturatie, marketingwebsite, verkoopvragen en support voor klanten in de Europese Unie en Nederland.
• FinBaze Limited is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke voor accounts, facturatie en gerelateerde dienstverlening aan klanten in het Verenigd Koninkrijk.
• Voor boekhoudinhoud in een bedrijfsomgeving is de klant of het relevante boekhoudkantoor normaal gesproken verwerkingsverantwoordelijke en handelt FinBaze als verwerker volgens diens instructies.
• Een boekhoudkantoor en zijn cliënt blijven zelf verantwoordelijk voor het bepalen van hun onderlinge rollen en het verstrekken van vereiste privacy-informatie.
• FinBaze kan bij verdere groei aanvullende of vervangende groepsmaatschappijen inzetten. Wij werken dit beleid bij wanneer daardoor wezenlijk verandert wie voor de verwerking verantwoordelijk is.

FinBaze kan afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn voor verwerking die noodzakelijk is voor beveiliging, fraudepreventie, eigen wettelijke verplichtingen of het beheer van de klantrelatie.

3. Van wie wij gegevens verwerken

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

• accounthouders, bevoegde gebruikers en uitgenodigde personen;
• klanten, leveranciers, medewerkers en andere contacten in klantadministraties;
• medewerkers en cliënten van boekhoudkantoren;
• gebruikers van enterprise- of developeromgevingen;
• websitebezoekers, potentiële klanten en supportcontacten;
• personen die documenten per e-mail sturen of via WhatsApp communiceren;
• personen die voorkomen in facturen, banktransacties, belastingaangiften, documenten of gekoppelde diensten; en
• medewerkers en bevoegde opdrachtnemers van FinBaze.

FinBaze is uitsluitend bedoeld voor bedrijven en professionals. De dienst ondersteunt geen gebruik door kinderen of opslag van persoonsgegevens van kinderen.

4. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van het gebruik kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Account- en identiteitsgegevens

Namen, zakelijke contactgegevens, profielfoto's, taalvoorkeuren, inlog- en authenticatiegegevens, identifiers voor sociaal inloggen, verificatiestatus, geregistreerde apparaten en beveiligingsinformatie.

Bedrijfs- en omgevingsgegevens

Bedrijfsnamen, adressen, registratie- en belastingnummers, lidmaatschappen, gebruikersrollen, relaties met boekhoudkantoren of enterpriseomgevingen, facturatie-instellingen en geconfigureerde e-mailgegevens.

Boekhoudkundige en financiële inhoud

Klant- en leveranciersgegevens, facturen, offertes, creditnota's, herinneringen, boekingen, rapportages, bank- en betaalgegevens, geïmporteerde transacties, belastinggegevens en aangiften, documentafbeeldingen, PDF's, uitgelezen tekst en correspondentie.

Integraties en communicatie

Gegevens die worden ontvangen van of verstuurd naar banken, betaaldienstverleners, webshops, overheidsdiensten, handelsregisters, e-mailproviders, WhatsApp, agenda-applicaties en andere door een klant geactiveerde integraties. Wanneer een klant een mailbox koppelt, waaronder Gmail, houdt FinBaze die alleen in de gaten op factuurgerelateerde trefwoorden in het onderwerp, het bericht of de bestandsnaam van een bijlage, en alleen als het bericht een documentbijlage heeft. Elk ander e-mailbericht wordt weggegooid en de inhoud wordt niet opgeslagen. Van een weggegooid bericht bewaart FinBaze alleen het bericht-id van de mailboxprovider, zodat hetzelfde bericht niet opnieuw wordt gelezen. Gegevens die uit Gmail worden bewaard, zijn gebruikersgegevens uit de Google Workspace API en beperkt tot overeenkomende berichten en de bijlagen die nodig zijn om die documenten te importeren. Gebruikersgegevens uit de Google Workspace API zijn strikt uitgesloten van gebruik om de eigen gegeneraliseerde AI/ML-modellen van FinBaze te trainen of te verbeteren. FinBaze houdt zich aan het Google User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten, bij het gebruik van ruwe of afgeleide gebruikersgegevens die via Workspace API's worden ontvangen.

AI- en automatiseringsgegevens

Prompts, documenten, berichten, relevante boekhoudcontext, gegenereerde antwoorden, uitgelezen informatie, feedback en gegevens die nodig zijn om AI-functies te leveren, beveiligen en verbeteren.

Technische en beveiligingsgegevens

IP-adressen, browser- en apparaatgegevens, tijdstippen, toegangsregistraties, administratieve auditregistraties, infrastructuurlogs, diagnostische informatie en bewijs van vermoedelijk misbruik of beveiligingsincidenten. Infrastructuur- en toegangslogs worden via de logdienst van Aurtic bewaard voor beheer, beveiliging en onderzoek.

Analytics op de marketingwebsite, het platform en de apps

Op de marketingwebsite van FinBaze en het boekhoudplatform (web) kunnen Google Analytics en Microsoft Clarity bekeken pagina's, herkomst van het bezoek, een grove locatie afgeleid van het IP-adres, browser- en apparaattype, tijd op de pagina, klikken, muisbewegingen, scrollgedrag, sessie-opnamen en vergelijkbare gebruiksgegevens verwerken. De mobiele apps van FinBaze gebruiken ook Microsoft Clarity, dat bekeken schermen, tikken, gebaren, apparaatgegevens, een grove locatie afgeleid van het IP-adres, heatmaps en sessie-opnamen kan verwerken. Op het boekhoudplatform (web) en in de mobiele apps worden tekst op het scherm en formuliervelden in Clarity-opnamen gemaskeerd, zodat boekhoudinhoud niet wordt vastgelegd.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens. Klantdocumenten kunnen deze gegevens toch bevatten. Klanten mogen dergelijke gegevens alleen verstrekken wanneer dit noodzakelijk, rechtmatig en toegestaan is onder het AI- en Acceptable Use-addendum.

5. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Waar FinBaze verwerker is, gelden de gedocumenteerde instructies van de klant en de Verwerkersovereenkomst.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen voor zover nodig om de dienst te leveren en beveiligen, aan wettelijke verplichtingen te voldoen, juridische rechten te beschermen, een bedrijfstransactie uit te voeren of instructies van een klant op te volgen.

Onze dienstverleners, subverwerkers en overige ontvangers zijn onder meer:

Sommige ontvangers, zoals overheidsinstanties of door de klant gekozen integratieproviders, kunnen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Wij kunnen deze lijst aanpassen wanneer leveranciers wijzigen. Materiële wijzigingen in subverwerkers worden behandeld volgens de Verwerkersovereenkomst.

7. Internationale doorgiften

De primaire hosting van FinBaze bevindt zich in Frankrijk, binnen de Europese Unie. Sommige providers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk verwerken.

Waar vereist gebruiken wij erkende waarborgen, zoals adequaatheidsbesluiten of -regelingen, de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, de Britse International Data Transfer Agreement of UK Addendum en passende aanvullende maatregelen.

Bij door klanten geactiveerde integraties en externe AI-hosts kunnen doorgiften plaatsvinden onder de eigen overeenkomst van de klant met die provider.

8. AI, automatisering en modelverbetering

FinBaze mag Klantgegevens verwerken om eigen modellen en productfuncties te leveren, beveiligen, evalueren, verbeteren en trainen. Wij passen toegangsbeveiliging toe en beperken of de-identificeren gegevens waar dat redelijkerwijs passend is. Gebruikersgegevens uit de Google Workspace API zijn strikt uitgesloten van gebruik om de eigen gegeneraliseerde AI/ML-modellen van FinBaze te trainen of te verbeteren.

FinBaze houdt zich aan het Google User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten, bij het gebruik van ruwe of afgeleide gebruikersgegevens die via Workspace API's worden ontvangen.

Onder de afspraken van FinBaze met Anthropic, OpenAI, Google en Amazon gebruiken deze providers de door FinBaze aangeleverde Klantgegevens niet om hun algemene modellen te trainen.

AI-uitkomsten kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Klanten moeten uitkomsten controleren voordat zij daarop vertrouwen, in het bijzonder bij boekhoudkundige, fiscale, juridische, aangifte- of betalingsbeslissingen.

Wanneer je FinBaze via Model Context Protocol of vergelijkbare functionaliteit koppelt aan een zelfgekozen AI-host, ontvangt die host de door jou geautoriseerde informatie onder jouw afzonderlijke overeenkomst met die host. Jij bent verantwoordelijk voor beoordeling en configuratie van die host.

9. WhatsApp en berichten

WhatsApp-functionaliteit maakt gebruik van Bird / MessageBird en het WhatsApp-ecosysteem. Berichten en bijlagen kunnen worden verwerkt voor de gevraagde functies, waaronder documentinname en AI-ondersteunde antwoorden.

FinBaze configureert Bird zonder bewaring van berichtinhoud. Andere partijen in de communicatieketen, waaronder WhatsApp of het apparaat van een ontvanger, kunnen gegevens onder hun eigen voorwaarden verwerken.

Gebruik WhatsApp niet voor onnodige, onrechtmatige of voor dat kanaal ongeschikte informatie.

10. Beveiliging, hosting en back-ups

FinBaze gebruikt technische en organisatorische maatregelen die passen bij de risico's, waaronder:

• hosting in Frankrijk binnen de Europese Unie;
• versleuteling tijdens transport en in opslag;
• rolgebaseerde toegangscontrole;
• toegangs- en administratieve logging;
• beperkte personeelstoegang;
• back-up-, herstel- en monitoringmaatregelen; en
• contractuele controles voor dienstverleners.

Back-ups worden maximaal drie jaar bewaard. Zij zijn beperkt toegankelijk en worden gebruikt voor continuïteit en herstel. Gegevens die vanuit een back-up worden hersteld, blijven onderworpen aan toepasselijke verwijderingsverzoeken en bewaartermijnen.

Geen beveiligingsmaatregel kan ieder risico uitsluiten. Meld vermoedelijke incidenten zo snel mogelijk via info@finbaze.com.

11. Bewaring en verwijdering

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de beschreven doeleinden of wettelijke, boekhoudkundige, fiscale, geschil- en beveiligingsverplichtingen.

Verwijderde gegevens worden doorgaans eerst als verwijderd gemarkeerd (soft-delete: niet meer zichtbaar in normaal gebruik) en niet meteen permanent gewist.

• Operationele gegevens die als verwijderd zijn gemarkeerd en niet nodig zijn voor boekhouding, belasting of vergelijkbare wettelijke archieven — bijvoorbeeld verwijderde catalogusartikelen, ongebruikte Drive-bestanden of vergelijkbare workspace-instellingen — kunnen na ongeveer één maand permanent uit actieve systemen worden verwijderd.
• Boekhoudkundige, fiscale en loonadministratiegegevens en bijbehorende aangiften vallen onder langere bewaring. Waar FinBaze verwerker is, bepaalt de klant de wettelijke termijn en instrueert de klant FinBaze. Nederlandse administratieverplichtingen vereisen bijvoorbeeld veelal bewaring gedurende zeven jaar. Soft-deleted boekhoud- en fiscale gegevens worden niet volgens het één-maandschema gewist.
• Identificatienummers van werknemers (zoals een BSN) die in het product zijn gewist, worden door soft-delete uit actief gebruik gehaald. Versleutelde restanten kunnen blijven tot een aparte definitieve verwijdering na een geconfigureerde bewaartermijn, in lijn met toepasselijk recht en instructies van de klant.
• Bij beëindiging van een account of omgeving kunnen gegevens eerst als verwijderd worden gemarkeerd of ontoegankelijk worden gemaakt. Tenzij de wet of instructies van de klant langere bewaring vereisen, worden zij uiterlijk één jaar daarna permanent uit actieve systemen verwijderd.

Resterende kopieën kunnen gedurende de back-upcyclus van maximaal drie jaar aanwezig blijven in beperkt toegankelijke back-ups en worden niet voor normale bedrijfsdoeleinden gebruikt.

12. Jouw rechten

Afhankelijk van de toepasselijke wet kun je recht hebben op:

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming wanneer verwerking daarop berust; en
• het indienen van een klacht bij een toezichthouder.

Verzoeken worden handmatig behandeld via info@finbaze.com. Volledige accountverwijdering en volledige privacy-exports zijn momenteel niet geheel zelfbedienbaar. Wij kunnen informatie vragen om je identiteit en bevoegdheid te controleren.

Waar FinBaze verwerker is, kunnen wij het verzoek doorsturen naar de klant of het boekhoudkantoor dat voor de betreffende omgeving verantwoordelijk is.

Je kunt een klacht indienen bij:

• de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl; of
• de Information Commissioner's Office: ico.org.uk.

Je kunt ook contact opnemen met een andere bevoegde toezichthouder in je woon- of werkland.

13. Cookies

FinBaze gebruikt functionele cookies en vergelijkbare opslag voor beveiliging, taalkeuze, navigatie en het onthouden van omgevingsvoorkeuren.

De marketingwebsite en het boekhoudplatform (web) van FinBaze gebruiken daarnaast Google Analytics 4 en Microsoft Clarity om te meten hoe bezoekers en gebruikers die onderdelen gebruiken en om ze te verbeteren. De mobiele apps van FinBaze gebruiken Microsoft Clarity voor hetzelfde doel.

Google Analytics 4 kan cookies plaatsen (waaronder _ga en _ga_*) en technische gegevens verwerken, zoals IP-adres (dat Google Analytics 4 inkort), browser- en apparaatgegevens, bekeken pagina's, tijd op de pagina en de herkomst van het bezoek. Google Ireland Limited en Google LLC leveren deze dienst. Gegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten, met de waarborgen uit hoofdstuk 7. Google's eigen privacy-informatie staat op policies.google.com/privacy. Je kunt afzien van Google Analytics via de browseradd-on van Google. Mobiele apps gebruiken Google Analytics niet.

Microsoft Clarity kan first-party cookies plaatsen op de websites (waaronder _clck en _clsk) en third-party cookies van Microsoft (waaronder CLID, ANONCHK, MR, MUID en SM). In de mobiele apps kan de Clarity-SDK een device- of installatie-identifier opslaan in plaats van browsercookies. Clarity kan technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, grove locatie, browser-, apparaat- en appgegevens, bekeken pagina's of schermen, klikken of tikken, muisbewegingen of gebaren, scrollgedrag, heatmaps en sessie-opnamen. Op het boekhoudplatform (web) en in de mobiele apps worden tekst op het scherm en formuliervelden gemaskeerd, zodat boekhoudinhoud niet in opnamen wordt vastgelegd. Microsoft Ireland Operations Limited en Microsoft Corporation leveren deze dienst. Gegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten, met de waarborgen uit hoofdstuk 7. Microsoft's privacy-informatie staat op privacy.microsoft.com/privacystatement.

Je kunt cookies via je browserinstellingen blokkeren of verwijderen. Het blokkeren van cookies kan ervoor zorgen dat sommige voorkeuren of functies niet meer werken. Je kunt ook bezwaar maken tegen deze verwerking zoals beschreven in hoofdstuk 12.

Externe interfaces die je gebruikt, zoals de agendafunctionaliteit van Google, kunnen cookies plaatsen onder hun eigen beleid.

14. Kinderen

FinBaze is een zakelijke dienst en ondersteunt geen accounts of persoonsgegevens van kinderen. Klanten mogen dergelijke gegevens niet aanleveren.

Denk je dat persoonsgegevens van een kind aan FinBaze zijn verstrekt, neem dan contact op via info@finbaze.com, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen.

15. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen vanwege juridische, organisatorische of productwijzigingen. De actuele versie en datum worden op deze pagina gepubliceerd. Bij materiële wijzigingen geven wij aanvullende kennisgeving wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

16. Contact

FinBaze B.V.
Lutherse Kerkstraat 3
9611 JK Sappemeer
Nederland

FinBaze Limited
61 Bridge Street
Kington, HR5 3DJ
Verenigd Koninkrijk

E-mail: info@finbaze.com