Bijlage Boekhouderskantoren — FinBaze SaaS

---

1 — Werkingssfeer

1. Deze Bijlage Boekhouderskantoren vult de Algemene voorwaarden — FinBaze SaaS aan voor Klanten die de Dienst gebruiken om administraties van cliënten te beheren.
2. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Algemene voorwaarden, tenzij deze bijlage anders bepaalt.
3. Bij tegenstrijdigheid prevaleert deze bijlage voor onderwerpen die specifiek betrekking hebben op Boekhouderskantoren, met behoud van de rangorde uit artikel 2 van de Algemene voorwaarden.
4. Door een kantoorabonnement te starten, een kantooromgeving te gebruiken of een cliëntadministratie te koppelen, aanvaardt het Boekhouderskantoor deze bijlage.

---

2 — Aanvullende definities

1. Boekhouderskantoor / Kantoor: de Klant die de Dienst gebruikt om administraties van cliënten te beheren.
2. Kantoorabonnement: het Abonnement voor de kantoorfunctionaliteit zoals aangeboden bij het afsluiten of schriftelijk overeengekomen.
3. Kantooromgeving: de omgeving binnen de Dienst waarmee het Kantoor cliëntadministraties, medewerkers en toegangsrechten beheert.
4. Cliëntadministratie: een Administratie van een cliënt die aan het Kantoor is gekoppeld.
5. Cliënt: de onderneming of persoon van wie de administratie door het Kantoor wordt beheerd.
6. White-label: functionaliteit waarmee de Kantooromgeving of communicatie de naam, huisstijl of afzender van het Kantoor kan tonen.
7. Kantoor-cliëntfacturatie: functionaliteit waarmee het Kantoor zijn eigen diensten of pakketten aan een Cliënt factureert.

---

3 — Contractrelatie en toegang

1. Het Kantoor is de Klant van FinBaze voor het Kantoorabonnement. Een Cliënt wordt niet automatisch contractpartij van FinBaze doordat diens administratie wordt gekoppeld of doordat de Cliënt toegang krijgt.
2. Het Kantoor mag meerdere Cliëntadministraties beheren binnen de grenzen en voorwaarden die in de Dienst worden getoond.
3. Het Kantoor beheert uitnodigingen, gebruikersrollen en toegangsrechten voor medewerkers en Cliënten en trekt toegang tijdig in bij uitdiensttreding of beëindiging van een cliëntrelatie.
4. Handelingen in een Cliëntadministratie door of namens het Kantoor gelden tegenover FinBaze als handelingen van het Kantoor.
5. FinBaze is niet de accountant, belastingadviseur of professionele dienstverlener van de Cliënt uitsluitend doordat het Kantoor de Dienst gebruikt.

---

4 — White-label en verplichte bekendmaking

1. Het Kantoor mag White-label gebruiken voor zover deze functionaliteit binnen het actieve Kantoorabonnement beschikbaar is.
2. White-label verandert niet dat FinBaze de softwareleverancier is en het Kantoor verantwoordelijk blijft voor zijn eigen professionele dienstverlening.
3. Het Kantoor moet iedere Cliënt duidelijk, juist en tijdig informeren dat FinBaze de gebruikte software levert. Deze bekendmaking is verplicht en mag niet door branding, communicatie of contracten van het Kantoor worden verborgen of tegengesproken.
4. Het Kantoor informeert Cliënten daarnaast dat boekhoudkundige, fiscale en andere professionele diensten door het Kantoor of een andere adviseur worden geleverd en niet door FinBaze, tenzij FinBaze daarover afzonderlijk met de Cliënt heeft gecontracteerd.
5. Bij gebruik van een eigen afzender is het Kantoor verantwoordelijk voor rechtmatige verzending, correcte afzendervermelding en naleving van privacy- en marketingregels.
6. Het Kantoor garandeert dat het namen, logo’s en merken die het gebruikt rechtmatig mag gebruiken.

---

5 — Functionaliteit voor cliëntadministraties

1. Gekoppelde Cliëntadministraties krijgen de functionaliteit zoals die in de Dienst voor actieve Kantoorabonnementen wordt getoond.
2. De beschikbare functionaliteit kan afhangen van de actuele Dienst, gebruikslimieten, gekozen opties, Derden-diensten en de status van het Kantoorabonnement.
3. De beschikbaarheid van functionaliteit creëert geen afzonderlijk Abonnement tussen FinBaze en de Cliënt.
4. FinBaze mag functionaliteit beperken of opschorten bij niet-betaling, misbruik, een beveiligingsrisico, beëindiging of wijziging van het Kantoorabonnement of in andere gevallen uit de Algemene voorwaarden.

---

6 — Proefperiode, looptijd, prijzen en facturatie

1. Voor het Kantoorabonnement geldt geen gratis proefperiode.
2. Het Kantoorabonnement heeft een minimumtermijn van twaalf (12) maanden vanaf de startdatum, tenzij een schriftelijke maatwerkafspraak een langere termijn bepaalt.
3. Opzegging vóór het einde van de minimumtermijn beëindigt de betalingsverplichtingen over de minimumtermijn niet, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of dwingend recht anders bepaalt.
4. Na de minimumtermijn kan het Kantoor opzeggen volgens de voorwaarden die in de Dienst worden getoond en de Algemene voorwaarden.
5. Prijzen, inbegrepen gebruik, aanvullende kosten en factureringsfrequentie zijn uitsluitend zoals getoond bij het afsluiten, op de actuele prijslijst of in een schriftelijke afspraak. Alle bedragen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld.
6. Facturen voor het Kantoorabonnement worden door FinBaze B.V. uitgeschreven.
7. Kantoor-cliëntfacturatie betreft een relatie tussen het Kantoor en de Cliënt. FinBaze faciliteert uitsluitend de techniek en is geen partij bij de diensten, tarieven, btw-behandeling of incasso van het Kantoor.
8. De bepalingen over betaling, indexatie en prijswijzigingen in artikel 5 van de Algemene voorwaarden blijven van toepassing.

---

7 — Verantwoordelijkheden van het Kantoor

1. Het Kantoor garandeert dat het bevoegd is om Cliëntadministraties te openen, te koppelen en Klantgegevens daarin te verwerken.
2. Het Kantoor blijft verantwoordelijk voor:
   • juiste bedrijfs-, registratie-, belasting- en contactgegevens;
   • rechtmatige toegang tot bank-, betaal- en handelsplatformen;
   • controle en goedkeuring van boekingen, aangiften, automatisering en AI-uitkomsten;
   • de professionele diensten die het aan Cliënten levert;
   • naleving van wettelijke bewaar-, informatie- en zorgplichten.
3. Het Kantoor vrijwaart FinBaze tegen aanspraken die voortvloeien uit de professionele dienstverlening van het Kantoor, misleidende White-label communicatie, Kantoor-cliëntfacturatie of onbevoegde instructies, behalve voor zover rechtstreeks veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van FinBaze.
4. De AI- en Acceptable Use-bijlage geldt voor AI, automatisering en aanvaardbaar gebruik vanuit de Kantooromgeving en Cliëntadministraties.

---

8 — Privacy en gegevensverwerking

1. Voor persoonsgegevens in Cliëntadministraties is FinBaze doorgaans verwerker voor het Kantoor. Het Kantoor en de Cliënt bepalen onderling hun eigen privacyrollen en verantwoordelijkheden.
2. Het Kantoor garandeert dat het over alle noodzakelijke grondslagen, toestemmingen, instructies en overeenkomsten beschikt om persoonsgegevens via FinBaze te laten verwerken.
3. De DPA geldt waar FinBaze persoonsgegevens namens het Kantoor verwerkt.
4. Het Privacybeleid beschrijft onder meer de verwerking door FinBaze en de gebruikte subverwerkers.
5. Het Kantoor informeert Cliënten op passende wijze over de verwerking door FinBaze en over relevante functies, waaronder AI en gekoppelde Derden-diensten.

---

9 — Ontkoppeling, beëindiging, export en bewaring

1. Het Kantoor kan een Cliëntadministratie ontkoppelen voor zover de Dienst dit toestaat. Ontkoppeling beëindigt de toegang van het Kantoor en kan ook de toegang van de Cliënt beëindigen.
2. Het Kantoor en, waar van toepassing, de Cliënt moeten Klantgegevens exporteren zolang toegang beschikbaar is. FinBaze garandeert geen exportmogelijkheid nadat de toegang is geëindigd.
3. Na ontkoppeling of einde van het Kantoorabonnement worden gegevens bewaard overeenkomstig wettelijke bewaartermijnen, de DPA en het Privacybeleid. Voor Nederlandse administraties is de wettelijke bewaartermijn doorgaans zeven (7) jaar.
4. Bewaring na ontkoppeling betekent niet dat actieve toegang beschikbaar blijft. Om bewaarde gegevens opnieuw te kunnen benaderen, moet de Cliënt opnieuw worden geactiveerd en kan een nieuw of hernieuwd Abonnement vereist zijn.
5. Beëindiging van het Kantoorabonnement creëert niet automatisch een Abonnement tussen FinBaze en een Cliënt.
6. FinBaze mag toegang opschorten of beëindigen volgens artikel 14 van de Algemene voorwaarden.

---

10 — Aansprakelijkheid en wijzigingen

1. De aansprakelijkheid van FinBaze wordt volledig beheerst door artikel 13 van de Algemene voorwaarden, waaronder het plafond van de in de voorafgaande twee (2) maanden betaalde vergoedingen en de uitsluiting tijdens een proefperiode of wanneer geen vergoeding is betaald. Voor het Kantoorabonnement geldt geen proefperiode.
2. FinBaze mag deze bijlage wijzigen volgens artikel 15 van de Algemene voorwaarden. Materiële wijzigingen worden met redelijke voorafgaande kennisgeving aangekondigd.
3. Bepalingen die naar hun aard voortduren, waaronder vertrouwelijkheid, gegevensverwerking, aansprakelijkheid, vrijwaring en toepasselijk recht, blijven na beëindiging van kracht.

---

11 — Contact

FinBaze B.V.
Lutherse Kerkstraat 3
9611 JK Sappemeer
Nederland

KvK: 94934169
Btw-identificatienummer: NL866941678B01
E-mail: info@finbaze.com
Website: https://www.finbaze.com