Maak kennis met FinBaze Agents: van antwoord naar afgerond werk

Emile Vos, oprichter van FinBaze

AI kan al jaren vragen over je boekhouding beantwoorden. Waarom zit je dan op maandagochtend nog steeds bankregels af te letteren?

Die vraag liet ons niet los. AI is de reden dat FinBaze bestaat. Onze assistent beantwoordt vragen, leest bonnetjes en zet boekingen klaar. Maar werk dat uit tien kleine stappen bestaat, bleef bij jou liggen.

Vandaag lanceren we FinBaze Agents. Je geeft een agent een doel in je eigen woorden. Hij maakt een plan, werkt het af op de achtergrond en vraagt je akkoord voordat er iets gebeurt dat ertoe doet. FinBaze Agents zijn nu beschikbaar in early access.

Zie een agent als een collega aan wie je een klus overdraagt. Jij zegt wat er moet gebeuren. Hij komt terug als het af is, of eerder als hij je nodig heeft.

Van antwoord naar afgerond werk

Een assistent werkt binnen één gesprek. Je stelt een vraag, krijgt een antwoord en daarna ben jij weer aan zet. Een agent krijgt een doel en blijft eraan werken tot het af is. Dat kan minuten duren, of dagen als hij op een antwoord van jou wacht.

Daarvoor gebruikt de agent dezelfde ruim 640 handelingen die FinBaze zelf gebruikt. Hij zoekt facturen op, vergelijkt bankregels, zet concepten klaar en legt vast wat hij doet. Hij werkt dus in je administratie zelf, met jouw rechten.

Zo werkt het

1. Je vraagt. Beschrijf in je eigen woorden wat er moet gebeuren. Voeg eventueel documenten uit je Drive toe, een deadline of een maximum aan credits.
2. De agent maakt een plan. Je ziet de stappen als checklist, zodat je meteen weet wat hij gaat doen.
3. Hij werkt door op de achtergrond. Je kunt je laptop dichtklappen. De agent gaat stap voor stap verder.
4. Hij vraagt je akkoord. Moet er iets gebeuren dat ertoe doet, dan stopt hij en wacht. Heeft hij een vraag, bijvoorbeeld welke van twee leveranciers de juiste is, dan stelt hij die.
5. Je krijgt het resultaat. Een samenvatting, wat hij heeft aangepast en links naar alles wat hij heeft aangeraakt.

In de taakweergave volg je het plan, elke stap die de agent zet en hoeveel credits hij heeft gebruikt. Je kunt op elk moment pauzeren, hervatten of annuleren.

Vraag het gewoon

Je hoeft geen menu's of instellingen te kennen. Een paar voorbeelden van wat je kunt vragen:

• “Zoek de inkoopfacturen van vorige maand zonder categorie en categoriseer ze. Laat me zien wat je hebt aangepast.”
• “Maak een lijst van verkoopfacturen die meer dan 30 dagen over tijd zijn en stel voor elk een vriendelijke herinnering op. Vraag het me voordat je iets verstuurt.”
• “Zet de btw-aangifte van vorig kwartaal klaar als concept en leg de grootste verschillen met het kwartaal daarvoor uit. Niet indienen.”
• “Haal de facturen van onze telecomprovider van de afgelopen drie maanden op en zet ze in de inkoopinbox.”

Werkt een taak goed? Bewaar hem als eigen agent en laat hem elke week of maand vanzelf draaien. Je kunt een taak ook starten vanuit de FinBaze AI-assistent, als stap in een automatisering, of vanuit ChatGPT en Claude via de FinBaze MCP-server.

Een agent met gereedschap

Wat een agent sneller maakt dan handwerk, is wat hij tot zijn beschikking heeft. Per stap kiest hij het gereedschap dat past.

• Je administratie. Facturen, bank, btw, relaties en documenten. De agent werkt met dezelfde handelingen als FinBaze zelf, binnen jouw rechten.
• Je bestanden. Exports, overzichten en documenten uit je Drive. Handig bij een overstap van een ander pakket, of als een export van je webshop verwerkt moet worden.
• Rekenen met code. Moeten er honderden regels worden vergeleken of omgezet, dan schrijft de agent een klein programma dat het in één keer doet. Dat gaat een stuk sneller dan regel voor regel.
• Het web op. De agent heeft een eigen, afgeschermde computer. Daarmee logt hij in op portalen buiten FinBaze, zoals die van je telecomprovider of energieleverancier, en haalt daar je facturen op.

Goed om te weten

De eerste keer inloggen op zo'n portaal doe je samen. Je neemt het scherm van de agent even over, logt in met je wachtwoord en code, en geeft het weer terug. Werken op een eigen computer zet je per bedrijf apart aan. Wachtwoorden bewaren we versleuteld en worden nergens getoond.

Jij houdt de controle

Een agent die zelf aan de slag gaat in je administratie, moet je kunnen vertrouwen. Daar zat het meeste werk in. Het AI-model was het makkelijke deel. Zorgen dat een agent nooit zelf een leverancier betaalt, dat was het werk.

Per taak en per agent kies je hoeveel hij zelf mag:

• Alleen lezen: zoekt op en rapporteert. Wijzigt niets.
• Concept: zet concepten klaar. Verstuurt, boekt of verwijdert nooit.
• Onder toezicht (standaard): doet het werk, maar vraagt je akkoord voor alles wat riskant is.
• Zelfstandig: voert handelingen die jij vooraf toestaat uit zonder te vragen. Dit niveau zet je per bedrijf apart aan.

Elke agent in de catalogus heeft daarnaast een ingebouwd maximum. De Bonnetjesjager kan bijvoorbeeld nooit verder dan Onder toezicht.

Alles wat op jou wacht, staat in één inbox: Wacht op jou. Je ziet precies wat de agent wil doen voordat je akkoord geeft of afwijst, en je kunt hem een notitie meegeven. Wijs je af, dan zoekt hij een andere manier. Je krijgt een e-mail als een taak op je wacht, klaar is of vastloopt.

Wat altijd geldt

• Aangiftes en betalingen gaan nooit zonder jou de deur uit. Ook niet op het hoogste niveau. Een agent zet een btw-aangifte klaar, indienen doe je zelf. Hij zet een betaalbatch klaar, betalen doe je in je bank. Een loonrun berekenen mag, goedkeuren of afsluiten nooit.
• Een agent kan nooit meer dan de persoon die hem startte of goedkeurde, en blijft binnen de administratie waarvoor hij is gestart.
• Instructies in een document of e-mail kunnen een agent niet laten doen wat jij niet hebt toegestaan. Wat hij mag, bepaalt FinBaze, niet de tekst die hij leest.
• Elke stap wordt vastgelegd. Je ziet wat de agent las, wat hij veranderde en waarom.
• Geen dubbele boekingen. Valt een server midden in een taak uit, dan controleert de agent eerst wat er al is gebeurd voordat hij verdergaat.
• Elke taak heeft een hard budget. Een agent stopt op je limiet en laat altijd een samenvatting achter van hoe ver hij was.
• Een agent uit de catalogus gebruikt alleen de handelingen die zijn taak nodig heeft, en agents kunnen geen andere agents installeren of aanpassen.

28 kant-en-klare agents

Voor terugkerend werk hoef je niets te beschrijven. De agentcatalogus heeft 28 agents die je installeert, instelt en op een schema laat draaien. 18 daarvan lezen alleen en rapporteren. De rest zet werk klaar en wacht op jouw akkoord.

Voor je bedrijf

• Bankafletteren: koppelt elke werkdag nieuwe bankregels aan openstaande facturen, en vertelt welke regels niet lukten en waarom.
• Bonnetjesjager: vindt betalingen zonder bon en zet documentverzoeken klaar. Kijkt eerst in je Drive.
• Debiteurenopvolging: kijkt hoe elke klant normaal betaalt en stelt een herinnering voor waar dat zinvol is.
• Btw-aangifte voorbereiden: zet je aangifte klaar als concept en legt grote verschillen met eerdere periodes uit.
• Inkoopfacturen coderen: kiest grootboekrekening en btw-code op basis van hoe je die leverancier eerder boekte, met uitleg per keuze.
• Betaalrun voorbereiden: zet een betaalbatch klaar en houdt leveranciers tegen van wie de bankgegevens kort geleden zijn gewijzigd.

Verder onder meer Cashflowbewaking, Maandafsluiting controleren, Dubbele facturen opsporen, Offertes opvolgen, Abonnementen controleren, Voorraadbewaking en, met de salarisadministratie, Salarisrun voorbereiden.

Voor je administratiekantoor

• Klantencheck: elke week een ranglijst van klanten die aandacht nodig hebben.
• Btw-deadlines bewaken: vindt klanten met een aangifte die binnenkort moet, kijkt of de boeken klaar zijn en zet conceptaangiftes klaar.
• Opvallende btw-aangiftes: vergelijkt elke aangifte met de vorige periode en vorig jaar, voordat iemand indient.
• Documentverzoeken opvolgen: herinnert klanten aan openstaande verzoeken, of seint je team in als de klant al heeft gereageerd.
• Klantmigratie: zet een nieuwe klant over vanuit ander boekhoudpakket, met een aansluiting. Verwijdert of overschrijft nooit iets.

Verder onder meer Klaar voor de jaarafsluiting, Bankachterstand per klant, Achterstand inkoopfacturen, Salarisdeadlines van klanten en een Weekoverzicht voor je kantoor.

Voor je groep

Liquiditeit van je groep geeft elke maandag de kaspositie per bedrijf en voor de hele groep. Intercompany-controle kijkt of de rekening-couranten tussen groepsbedrijven aansluiten.

Drie voorbeelden

Namen en bedragen hieronder zijn verzonnen. Het verloop is zoals agents werken.

Maandagochtend bij een bv

Om 07:40 meldt Cashflowbewaking dat het saldo eind november onder de € 5.000 dreigt te komen. Om 07:45 heeft Bankafletteren 41 van de 44 nieuwe bankregels gekoppeld en legt uit waarom drie regels niet lukten. Om 08:50 vindt de Bonnetjesjager zes betalingen zonder bon en vraagt in één keer akkoord om de verzoeken te versturen. De ondernemer opent Wacht op jou, leest mee en geeft akkoord.

Maandag bij het administratiekantoor

Klantencheck zet 60 klanten op volgorde; vijf hebben aandacht nodig. Btw-deadlines bewaken heeft twaalf conceptaangiftes klaargezet. Opvallende btw-aangiftes signaleert één klant met een nulaangifte die er niet hoort. Documentverzoeken opvolgen heeft negen herinneringen klaarstaan voor één akkoord. De agents doen het zoekwerk, het team beslist.

Een gewijzigd rekeningnummer

Betaalrun voorbereiden zet de betaalbatch voor donderdag klaar. Bij één leverancier is drie dagen geleden het rekeningnummer gewijzigd. De agent houdt die factuur tegen en zegt waarom. Klopt de wijziging, dan zet je hem er zelf bij. Klopt hij niet, dan heb je net een fraudepoging gestopt.

Voor administratiekantoren: word designpartner

We starten met een kleine groep administratiekantoren die agents onder toezicht inzetten voor hun eigen klanten. Als designpartner betaal je geen platformkosten tot je vijfde klant live is, migreren we je klanten gratis en krijg je persoonlijke onboarding.

Plan een kennismaking van 20 minuten, of stuur me een bericht op LinkedIn.

Beschikbaarheid en prijs

FinBaze Agents zijn nu beschikbaar in early access. We rollen stap voor stap uit: eerst onder toezicht met een kleine groep gebruikers, daarna in onze abonnementen.

Agents gebruiken AI-credits. Elke agent in de catalogus laat zien hoeveel credits een run ongeveer kost, en elke taak heeft een hard maximum dat je zelf instelt. Welke abonnementen agents bevatten, maken we bekend zodra ze breder beschikbaar zijn.

Wat nu

Dit is de eerste versie. We willen van je horen welk werk je wilt overdragen, waar agents goed werken en waar ze tekortschieten.

Vraag early access aan. We nemen dan contact met je op en zetten het samen met je aan.

Veelgestelde vragen

Vervangt een agent mijn boekhouder?

Nee. Een agent doet het zoek- en voorbereidingswerk. Beslissingen, aangiftes en betalingen blijven bij jou of je boekhouder. Voor administratiekantoren werkt een agent als een extra collega op elk klantdossier.

Kan een agent mijn btw-aangifte indienen?

Nee. Een agent zet de aangifte klaar als concept en legt uit wat er opvalt. Indienen bij de Belastingdienst doe je zelf, ook op het hoogste niveau van zelfstandigheid.

Wat als een agent een fout maakt?

Op het standaardniveau Onder toezicht vraagt de agent je akkoord voordat hij iets wijzigt dat ertoe doet. Elke stap wordt vastgelegd, dus je ziet precies wat hij heeft gedaan en welke records hij heeft aangeraakt. Je kunt een taak op elk moment pauzeren of annuleren.

Hoe hoor ik dat een agent me nodig heeft?

Per e-mail en in FinBaze zelf, in de inbox Wacht op jou. Je krijgt hooguit één e-mail per taak per kwartier.

Kan ik agents starten vanuit ChatGPT of Claude?

Ja, via de FinBaze MCP-server. Vanuit een externe app kan een agent alleen lezen of concepten klaarzetten.

In welke talen werken agents?

In het Nederlands en het Engels.

Wat kost het?

Agents gebruiken AI-credits. Je ziet vooraf ongeveer wat een run kost en stelt per taak een maximum in. Welke abonnementen agents bevatten, maken we bekend bij bredere beschikbaarheid.

Agents bereiden voor. Jij beslist.