Automatisch boekhouden: wat je vandaag al kunt automatiseren

Automatisch boekhouden kan vandaag voor de meeste terugkerende klussen: bonnetjes en inkoopfacturen inlezen, bankmutaties ophalen en koppelen, verkoopfacturen boeken en je btw-aangifte klaarzetten. Jij blijft nodig voor uitzonderingen en voor de controle. Een geautomatiseerde boekhouding is dus geen boekhouding zonder jou, maar een boekhouding waarin jij alleen de twijfelgevallen bekijkt. Hieronder zie je per klus wat software overneemt, wat jij blijft doen en hoe je automatisch boeken stap voor stap aanzet.

Wat is automatische boekhouding?

Een automatische boekhouding haalt gegevens uit bronnen die je toch al hebt: je mailbox, je bank, je webshop en je facturen. De software boekt die gegevens op het juiste grootboek met de juiste btw-code. Je typt niets meer over.

Het verschil met een gewoon boekhoudpakket zit in wie de eerste stap zet. In een handmatig pakket voer jij elke boeking in. In een geautomatiseerd pakket doet de software een voorstel en keur jij het goed. Later boekt de software zelf wat hij zeker weet.

De techniek erachter is AI die documenten leest. Wat die kan en waar hij nog fouten maakt, lees je in AI boekhouden: wat het is, wat het nog niet kan en hoe je het controleert.

Wat kun je vandaag automatiseren?

Dit zijn de klussen die in de praktijk goed te automatiseren zijn. Per klus staat erbij wat de software doet en wat voor jou overblijft.

• Bonnetjes en inkoopfacturen. Software: leest leverancier, bedragen, btw en regels en stelt een boeking voor. Jij: controleert nieuwe leveranciers en twijfelgevallen.
• Bankmutaties. Software: haalt transacties op via open banking en koppelt ze aan facturen. Jij: geeft een betaling zonder factuur een plek.
• Verkoopfacturen. Software: boekt omzet, btw en debiteur zodra je de factuur verstuurt. Jij: maakt de factuur, of laat je webshop dat doen.
• Webshop en betaalprovider. Software: maakt van orders verkoopfacturen en boekt uitbetalingen en kosten apart. Jij: koppelt één keer je shop.
• Btw-aangifte. Software: vult de rubrieken uit je boekingen. Jij: loopt de bedragen na en dient in.
• Winst en balans. Software: houdt ze dagelijks bij. Jij: bespreekt ze met je boekhouder.

Hoe je de inkoopkant inricht, van mailbox tot betaling, staat in Inkoopfacturen automatisch verwerken, fiatteren en betalen. Hoe boekingsvoorstellen en afletteren werken, lees je in Boekingsvoorstellen en bankmutaties afletteren.

Wat blijft handwerk?

Automatiseren neemt het repeterende werk weg, niet de beslissingen. Dit blijft bij jou of je boekhouder:

• Fiscale keuzes: kosten of investering, zakelijk of privé.
• Een eerste factuur van een onbekende leverancier.
• Betalingen waar geen factuur bij hoort, zoals een contante storting of een privéopname.
• De eindcontrole voordat je de btw-aangifte indient.
• De jaarrekening en de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting, tenzij je die zelf doet.

Ook bij automatisch boeken blijf jij verantwoordelijk voor je administratie, ook als software hem heeft gevuld.

Rekenvoorbeeld: wat scheelt het in tijd?

Neem een zzp'er of kleine bv met deze maand: 25 inkoopdocumenten, 40 bankmutaties en 12 verkoopfacturen. De tijden hieronder zijn aannames, geen meting. Pas ze aan op je eigen situatie.

• Inkoopdocumenten handmatig: 25 keer 3 minuten is 75 minuten.
• Bankmutaties handmatig: 40 keer 1 minuut is 40 minuten.
• Verkoopfacturen boeken en afletteren: 12 keer 2 minuten is 24 minuten.
• Totaal: 139 minuten, ruim twee uur per maand.

Met automatisch boeken controleer je in de eerste maand alle voorstellen. Dat kost misschien nog een uur. Daarna kijk je alleen naar de uitzonderingen. Het echte voordeel zit minder in de eerste maand en meer in de maanden erna, als je correcties als regel zijn vastgelegd.

Zo zet je automatisch boeken stap voor stap aan

1. Koppel je bank en je mailbox, of stuur facturen door naar een eigen inkoopadres.
2. Laat de eerste weken alles als voorstel staan en keur elk voorstel zelf goed.
3. Corrigeer waar nodig en leg de correctie vast als regel voor die leverancier.
4. Zet automatisch boeken aan voor de stroom die structureel goed gaat, bijvoorbeeld vaste leveranciers.
5. Controleer wekelijks het logboek en vergelijk elk kwartaal je btw-overzicht voordat je indient.

Zet het per stroom aan, niet in één keer. Inkoopfacturen van vaste leveranciers loslaten kan al na een paar weken. Bankmutaties kun je langer zelf nakijken.

Wat je moet bewaren

Ook een geautomatiseerde administratie valt onder de bewaarplicht. Je bewaart de basisgegevens van je administratie zeven jaar, en je bestanden moeten bij een controle bruikbaar zijn. Dat staat bij de Belastingdienst, zie hoelang moet u gegevens bewaren. Digitale facturen sla je digitaal op. Een scan mag het papieren origineel vervangen als die een juiste en volledige weergave is, zie uw facturen bewaren.

Hoe doet FinBaze dit?

FinBaze boekt je bonnetjes, inkoopfacturen en bankmutaties en zet je btw-aangifte klaar. Je kiest zelf hoeveel hij zonder jouw blik mag boeken. Elke nieuwe administratie begint met alles controleren.

Dit zit erin:

• Inkoopfacturen komen binnen via je gekoppelde mailbox, een eigen inkoopadres, een foto in de app of via WhatsApp, of een upload.
• Je bank koppel je realtime via open banking. FinBaze leest mee en kan niet betalen.
• Betalingen worden gekoppeld aan openstaande facturen op bedrag, kenmerk en naam.
• Elke boeking van de AI staat in het logboek, met uitleg waarom. Een geleerde correctie geldt voor die leverancier.
• Webshopbestellingen worden verkoopfacturen. Dat werkt met Shopify, WooCommerce, Bol en Amazon.
• De btw-aangifte vul je uit je boekingen en dien je in bij de Belastingdienst, met suppletie als je een fout ontdekt.
• Je boekhouder krijgt een eigen login in dezelfde administratie.

Automatisch boeken van bankmutaties zit in Grow en Scale. Je betaalt € 19 (Solo), € 39 (Basic), € 69 (Grow) of € 99 (Scale) per maand, exclusief btw, en je probeert 14 dagen gratis. Meer over wat FinBaze boekt en hoe, vind je op de pagina over boekhouding.

Veelgestelde vragen

Is automatisch boekhouden hetzelfde als geen boekhouder meer nodig hebben?

Nee. Software neemt het invoeren en koppelen over. Een boekhouder blijft nuttig voor fiscale keuzes, de jaarrekening en vragen over jouw situatie. In FinBaze kan je boekhouder meewerken in dezelfde administratie.

Hoeveel van mijn boekhouding gaat automatisch?

Dat hangt af van je leveranciers. Terugkerende facturen van vaste partijen gaan het snelst. Nieuwe leveranciers en bijzondere facturen blijven als voorstel op je lijst staan tot jij ze goedkeurt.

Moet ik elke automatische boeking nakijken?

In het begin wel. Daarna stel je per stroom in wat FinBaze zelf mag boeken. Via het logboek zie je altijd wat er is gebeurd en je kunt een boeking aanpassen of terugdraaien.

Wat doet FinBaze niet automatisch?

FinBaze dient je btw-aangifte niet zelfstandig in. Hij zet de aangifte klaar en jij klikt op indienen. Verkoopfacturen maak je zelf of ze komen uit je webshop. Fiscale keuzes, zoals kosten of investering, blijven bij jou of je boekhouder.